BAB I
ADMINISTRASI PENERIMAAN DAN
PENDISTRIBUSIAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
“Bentuk laporan penyimpanan dan pemeliharaan
sarana dan prasarana melalui sitem komputerisasi”
A. Penerimaan
Kartu penerimaan barang merupakan buku
tambahan untuk perkiraan perlengkapan. Buku ini digunakan untuk mencatat
penambahan, pengurangan dan saldo akhir dari setiap jenis barang perlengkapan.
Setiap transaksi penambahan dan pembelian
barang perlengkapan harus di catat, baik di kartu persediaan maupun di buku
besar perlengkapan. Apabila suatu kantor membutuhkan barang untuk keperluan
kantor, maka perlu dibuatkan daftar kebutuhan barang secara terperinci oleh
pejabat/pegawai yang berwenang untuk hal itu. Setelah barang dipesan diterima
dan dicatat dalam buku penerimaan barang, dibuatkan berita acaranya oleh
pejabat/pegawai yang bertanggungjawab atas penerimaan barang.
Contoh
kartu/buku penerimaan barang :
NAMA PERUSAHAAN
BUKTI PENERIMAAN BARANG
NO. BUKTI : …………………..
No
Urut
|
Tgl
Terima
|
Nama& Alamat Pengirim
|
Tanda Bukti Pengiriman
|
Uraian Barang (nama, merk)
|
Banyaknya
|
Harga
|
Ket.
|
||
Tgl.
|
No.
|
Satuan
|
Jumlah
|
||||||
|
Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi
penerimaan barang supplies.
1. Bagian ini yang melakukan
pendataan barang-barang yang masih ada atau sudah habis dalam persediaan, untuk
kemudian dibuatkan daftar kebutuhan barang untuk satu periode.
2. Bagian pengadaan barang,
bagian ini yang melakukan pembelian barang supplies.
3. Bagian gudang/logistik,
bagian ini yang melakukan penyimpanan/pengelolaan barang supplies, sebagian
pintu gerbang keluar/masuknya barang supplies untuk keperluan unit-unit dalam
perusahaan.
Pengeluaran barang supplies disebabkan karena
adanya pemakaian pengeluaran/pengurangan barang supplies dari gudang. Dasar
pencatatan adalah bukti pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh bagian
pengiriman barang.
Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu
persediaan supplies yaitu penambahan, pengurangan dan saldo yang ada setelah
terjadinya suatu transaksi.
Mutasi yang terjadi mengakibatkan perubahan
persediaan barang supplies. Penambahan dalam kartu persediaan disebabkan oleh
adanya pembelian atau penerimaan dari pihak lain, dasar pencatatannya adalah
tanda terima barang yang dikuatkan oleh bagian gudang. Pada akhir periode
berdasarkan kartu-kartu persediaan supplies disusun laporan ikhtisar persediaan
barang supplies oleh bagian gudang.
Sumber: http://marianadwinurmaela.blogspot.co.id/2014/07/sarana-dan-prasarana-kantor.html
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:41)
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:41)
B. Pendistribusian
→ Pengertian Pendistribusian
Sarana Prasarana
Pendistribusian merupakan kegiatan yang
menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang
satu kepada instansi/ pemegang yang lain. Dalam lingkungan yang sempit seperti
sekolah, maka kegiatan ini dapat berwujud penyaluran atau kegiatan membagi/
mengeluarkan barang sesuai kebeutuhan guru/ seksi bagian dalam instant tersebut
untuk keperluan kegiatan belajar mengajar serta perkantoran.
Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan
merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada
unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3
hal yang harus di perhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik
jumlah maupun jenisnya; ketepatan sasaran penyampaiannya, dan ketepatan kondisi
barang yang di salurkan.
→ Langkah- langkah
Pendistribusian Sarana Prasarana
1) Penyusunan Alokasi
Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/
pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya
masing- masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi
pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan
instruksional.
Dalam penyusunan alokasi barang tersebut
perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
a. penerimaan barang
b. waktu penyerahan barang
c. jenis barang
d. jumlah barang
e. kegunaan/ keperluan barang
2) Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur
barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
a. cara pengiriman
b. pengemasan
c. pemuatan
d. pengangkutan
e. pembongkaran
3) Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak
dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda
terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.
Barang yang telah di terima di
inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya di periksa
berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti semua personil
sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang – barang tersebut perlu di atur
lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila
pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik-baiknya, pengelolaan
perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung
jawabannya.
Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu
adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Dengan terlebih dahulu di lakukan
penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah di terima oleh
sekolah yang dapat di salurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian –
bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang
ada. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab
pada penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih mudah di laksanakan
dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada
akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi.
® Sistem Pendistribusian
Barang
Berdasarkan keseluruhan uraian tentang
distribusi di atas dapat di tegaskan bahwa pada dasarnya ada 2 sistem
pendistribusian barang yang dapat di tempuh oleh pengelola perlengkapan
sekolah, yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung.
1) Sistem secara langsung
Dengan menggunakan sistem pendistribusian
langsung, berarti barang-barang yang sudah di terima dan di inventarisasikan
langsung di salurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa melalui proses
penyimpanan terlebih dahulu.
2) Sistem secara tidak
langsung
Sistem pendistribusian tidak langsung berarti
barang-barang yang sudah di terima dan sudah di inventarisasikan tidak secara
langsung di salurkan, melainkan harus di simpan terlebih dahulu di gudang
penyimpanan dengan teratur. Hal ini biasanya di gunakan apabila barang-barang
yang lalu ternyata masih tersisa.
® Asas-Asas Pendistribusian
Untuk dapat di katakan berjalan secara
efektif, dalam pendistribusian harus memenuhi beberapa asas pendistribusian.
Ada beberapa asas pendistribusian yang perlu di perhatikan,yaitu :
a. Asas ketepatan
b. Asas kecepatan
c. Asas keamanan
d. Asas ekonomi
Namun jika di gunakan sistem pendistribusian
tidak langsung maka barang – barang yang perlu di simpan di gudang perlu mendapatkan
pengawasan yang efektif. Dalam rangka mempermudah pengawasannya perlu di buat
kartu stok barang yang di tempelkan pada barang tersebut untuk mempermudah
dalam pengenalan dan pengawasan
Sumber : http://tholabayathlubu.blogspot.co.id/2014/12/makalah-sarana-prasarana.html
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:32)
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:32)
BAB II
PELAPORAN PENYIMPANAN DAN
PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA
“Pelaporan, Penyimpanan dan
Pemeliharaan”
A. Pelaporan
Laporan sarana dan prasarana kantor adalah
suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana
kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana
tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).
Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor
adalah :
· Sebagai bahan pertanggung
jawaban.
· Sebagai pengendali
persediaan.
· Memberikan informasi
tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
· Sebagai dasar atau bahan
dalam pengambilan keputusan pimpinan.
Dalam menyampaikan laporan secara tertulis
kepada pimpinan,sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan
pendukung antara lain :
1. Bukti penerimaan barang.
2. Bukti pembelian barang.
3. Bukti pengeluaran barang.
4. Kartu barang
5. Kartu persediaan.
6. Daftar inventaris.
7. Daftar rekapitulasi barang
inventaris.
Teknik pembuatan laporan disusun sebagai
berikut :
· Memeriksa barang.
· Menghitung persediaan
barang awal tahun anggaran.
· Menghitung penerimaan dan
pengadaan barang.
· Menghitung pengeluaran
barang.
· Menghitung sisa persediaan.
· Mencatat mutasi barang.
· Melaporkan kepada atasan
atau pimpinan
Sumber : http://www.academia.edu/8485058/Sarana_dan_Prasarana_Kantor
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:20)
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:20)
B. Penyimpanan
Penyimpanan adalah
kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung
hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi
lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan
barang/bahan kantor antara lain:
1. Agar
barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak
terjadi kehilangan barang
3. Agar
tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila berang tersebut dicari
4. Memudahkan
dalam pengawasan
5. Memudahkan
dalam analisis barang\
Hal-hal yang harus
diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :
1. Persediaan
alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2. Pergudangan
yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
3. Sifat
barang yang disimpan
4. Sarana
penyimpanan dan pemeliharaan
5. Prosedur
dan tata kerja
6. Biaya yang
disediakan
7. Tenaga
yang diperlukan
8. Jangka
waktu penyimpanan
Cara penyimpanan
barang/bahan kantor :
1. Barang
yang disimpan berdasarka klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang)
2. Barang
yang disimpan dalam keadaan bersih
3. Barang
yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4. Barang
yang disimpan di tempat yang memadai
5. Barang
yang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari
6. Barang
yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7. Barang
yang disimpan diruangan yang dapat dikunci
8. Barang yan
disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9. Barang
yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakan dibagian terdepan,
sebaliknya barang yang dikeluarka lebih lama disimpan lebih dalam.
Sumber: http://treetan3.blogspot.co.id/2014/05/penyimpanan-sarana-dan-prasarana-kantor.html
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:14)
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:14)
C. Pemeliharaan
Pemeliharaan sarana dan prasarana
pendidikan adalah kegiatan untuk melaksanakan pengurusan dan pengaturan agar
semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan
secara berdayaguna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan pendidikan.
Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu
barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan.
Pemeliharaan mencakup segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan
agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari
pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya.
Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai
keahlian sesuai dengan jenis barang yang dimaksud.
→ Tujuan
pemeliharaan Sarana Prasarana
1. Untuk mengoptimalkan usia
pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jika dilihat dari aspek biaya,
karena untuk membeli suatu peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan
dengan merawat bagian dari peralatan tersebut
2. Untuk menjamin kesiapan
operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh
hasil yang optimal
3. Untuk menjamin ketersediaan
peralatan yang diperlukan melalui pencekkan secara rutin dan teratur
4. Untuk menjamin keselamatan
orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut.
→ Manfaat
pemeliharaan Sarana Prasarana
1. Jika peralatan terpelihara
baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam
waktu yang singkat.
2. Pemeliharaan yang baik
mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan dapat
ditekan seminim mungkin.
3. Dengan adanya pemeliharaan
yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga menghindar kehilangan.
4. Dengan adanya pemeliharaan
yang baik, maka enak dilihat dan dipandang.
5. Pemeliharaan yang baik
memberikan hasil pekerjaan yang baik.
→ Macam dan Jenis
Pemeliharaan Sarana Prasarana
Ada beberapa macam
pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah ditinjau dari sifat
maupun waktunya. Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan sarana
prasarana pendidikan di sekolah antara lain:
1. Pemeliharaan perlengkapan
bersifat pengecekan
2. Pemeliharaan yang bersifat
pencegahan
3. Pemeliharaan yang bersifat
perbaikan ringan
4. Perbaikan berat.
Sedangkan jika ditinjau
dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan sarana dan prasarana
pendidikan di sekolah antara lain:
1. Pemeliharaan sehari-hari,
seperti menyapu, mengepel lantai, membersihkan pintu
2. Pemeliharaan berkala,
misalnya pengontrolan genting, pengapuran tembok.
→ Pemeliharaan Terencana
Pemeliharaan terencana
adalah jenis perawatan yang diprogramkan, diorganisir, dijadwal, dianggarkan,
dan dilaksanakan sesuai dengan rencana, serta dilakukan monitoring dan evaluasi
(Sunarto 2002:4). Perawatan terencana dibedakan menjadi dua, yakni perawatan
terencana yang bersifat pencegahan atau perawatan preventif, dan perawatan
terencana yang bersifat korektif.
→ Pemeliharaan Preventif
Pemeliharaan yang bersifat
pencegahan, adalah pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan yang
secara sadar dilakukan melalui tahapan perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, serta monitoring dengan tujuan untuk mencegah terjadinya gangguan
kemacetan atau kerusakan fasilitas atau peralatan sekolah. Pemeliharaan
preventif adalah perawatan yang dilakukan pada selang waktu tertentu dan
pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan beberapa kriteria yang ditentukan
sebelumnya dengan tujuan untuk mencegah dan mengura
ngi kemungkinan suatu
komponen tidak memenuhi kondisi normal (Depdikbud, 1999:2).
→ Pemeliharaan Korektif
Pemeliharaan yang bersifat
memperbaiki akan berkaitan dengan deteksi kerusakan, penentuan lokasi
kerusakan, dan perbaikan atau penggantian bagian yang rusak.
a) Tahapan pemeliharaan
korektif
· Deteksi:
1. Cek fungsi
2. Cek kinerja
3. Perbandingkan dengan
spesifikasi alat/sistem
· Menentukan Lokasi:
1. Cek fungsi tiap blok
(bagian dari sistem)
2. Cek komponen pada blok yang
tidak bekerja dg baik
· Perbaikan:
1. Perbaiki atau ganti komponen
yang rusak dengan yang baru
Sumber : https://imannfathur.wordpress.com/category/konsep-dasar-penggunaan-dan-pemeliharaan-sarana-prasarana-pendidikan/
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:13)
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:13)
BAB III
ADMINISTRASI INVENTARIS
SARANA DAN PRASARANA
“Administrasi inventaris
sarana dan prasarana dengan aplikasi komputerisasi”
Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor
memerlukan biaya tinggi, termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan
pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi
sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh
data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara
singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan
prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda,
namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan
inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :
a. Agar peralatan tidak mudah
hilang.
b. Adanya bukti secara
tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
c. Memudahkan dalam pengecekan
barang.
d. Memudahkan dalam
pengawasan.
e. Memudahkan ketika
mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
Sumber: http://medinalorenza.blogspot.co.id/2015/04/administrasi-sarana-dan-prasarana.html
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:39)
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:39)
Barang inventaris adalah seluruh barang yang
dimiliki oleh organisasi atau perusahaan tertentu yang penggunaannya lebih dari
satu tahun dan dicatat serta didaftarkan dalam buku inventaris. Sedangkan
inventarisasi barang adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik
kantor, (sekolah, rumah tangga, dsb) yg dipakai dalam melaksanakan
tugasnya
Contoh daftar inventaris barang
No
|
Kelompok Barang
|
Jumlah sertifikat yang masih berlaku
|
|
Pengadaan inventarisasi barang ini memiliki
fungsi sebagai berikut:
a. Mencatat, menghimpun data
asset yang dikuasai perusahaan/organisasi.
b. Menyiapkan dan menyediakan
bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan asset perusahaan/organisasi.
c. Menyiapkan dan menyediakan
bahan acuan untuk pengawasan asset perusahaan/organisasi.
d. Menyediakan informasi
mengenai asset perusahaan/organisasi.
Sasaran inventarisaasi barang adalah semua
barang milik perusahaan/organisasi yang dibeli, didapat, dihasilkan baik secara
sebagian maupun keseluruhan. Barang-barang inventaris harus dipelihara dan
ditempatkan. Yang dimaksud pemeliharaan barang inventaris merupakan kegiatan
atau tindakan agar semua barang selalu dalam keadaan baik dan siap untuk
digunakan secara berdayaguna dan berhasil. Sedangkan penempatan barang
inventaris merupakan kegiatan untuk melakukan pengiriman barang dari gedung ke
unit kerja.
Fungsi dari penempatan barang inventaris ini
adalah untuk penyelenggaraan pengurusan pembagian atau pelayanan barang secara
tepat, cepat, dan teratur sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan penempatan adalah
menyelenggarakan penyaluran barang kepada unit kerja, menyelenggarakan
administrasi penempatan dengan tertib dan rapi.
Sumber: http://marianadwinurmaela.blogspot.co.id/2014/07/sarana-dan-prasarana-kantor.html
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:41)
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:41)
Untuk memudahkan
inventarisasi dibutuhkan buku pencatatan inventarisasi barang,
macam-macamnya yaitu :
§ Buku induk barang
inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris
yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk
mencatat barang yang tidak habis pakai.
§ Buku golongan barang
inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang
inventaris menurut golongan yang ditentukan, masing-masing berdasarkan
klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk
mencatat barang yang tidak habis pakai.
§ Buku catatan barang non
inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non
inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu
kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.
Sumber: http://ainurrofikcs.blogspot.co.id/2012/05/sarana-dan-prasarana-kantor-pengertian.html
(Selasa, 10 Nopember 2015 pukul 20:02)
(Selasa, 10 Nopember 2015 pukul 20:02)
BAB IV
ADMINISTRASI LAPORAN
PENGHAPUSAN SARANA DAN PRASARANA
“Laporan administrasi
penghapusan sarana dan prasarana dengan aplikasi komputerisasi”
Penghapusan peralatan kantor
adalah usaha menghapuskan barang-barang milik sebuah kantor dari dalam daftar
inventarisasi berdasarkan peraturan yang berlaku. Fungsi penghapusan
diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Membatasi
kerugian/pemborosan biaya untuk pemeliharaan/perbaikan, pengamanan
barang-barang yang semakin buruk kondisinya, barang yang berlebihan dan atau
barang lainnya yang tidak dapat digunakan lagi.
2. Meringankan kerja
pelaksanaan inventaris.
3. Membebaskan
ruangan/pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan
lagi.
4. Membebaskan satuan
organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang.
5. Menghindari penjagaan
keamanan yang tidak bermanfaat untuk barang-barang yang tidak terpakai karena
rusak.
Syarat-syarat Penghapusan Peralatan Kantor
1. Dalam keadaan rusak berat
sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi.
2. Perbaikan akan menelan
biaya, sehingga merupakan pemborosan.
3. Secara teknis dan ekonomis
kegunaanya tidak seimbang dengan besarnya biaya pemeliharaan.
4. Hilang akibat susut diluar
kekauasaan pengurusan barang misalnya, bahan kimia dan sebagainya.
5. Tidak sesuai lagi dengan
kebutuhan masa kini.
6. Kelebihan persediaan yang
jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan akhirnya tidak bisa digunakan
lagi.
7. Musnah akibat bencana alam
8. Hilang karena
dicuri/diselewengkan
Semua penghapusan harus
berdasarkan pada aturan atau hukum yang berlaku.
Tata Cara Penghapusan
→ Barang-barang rusak, tua dan
berlebihan
1. Kepala gudang menyusun
daftar barang yang akan dihapus, kemudian mengusulkan kepada pimpinan/atasan
untuk menghapus barang tersebut.
2. Pimpinan unit membentuk
panitia penghapusan, yang terdiri sekurang-kurangnya tiga orang dari pejabat
lingkungan unit yang bersangkutan yang dianggap ahli. Yaitu bagian
perlengkapan, perencanaan dan keuangan.
3. Kemudian panitia tersebut
memeriksa barang yang akan dihapuskan, terutama terhadap kondisi barang
tersebut dan dinilai dari barang yang bersangkutan. Hasilnya disampaikan kepada
pimpinan unit dengan berita acara.
4. Panitia mengusulkan untuk
menghapuskan barang tersebut disertai dengan berita acara penelitian dan
saran-saran.
5. Pimpinan unit mengajukan
permohonan kepada menteri melalui biro perlengkapan untuk mengadakan
penghapusan.
6. Pimpinan pusat mengadakan
penelitian lagi keunit yang bersangkutan. Kalau tidak ada persoalan, maka akan
diterbitkan surat keputusan untuk menhapus barang tersebut yang dilaksanakannya
dapat melalui kantor lelang negara dan juga dihapus dengan pemusnahan.
→ Barang yang hilang, dicuri,
terbakar
1. Pimpinan unit yang
bertanggungjawab atas barang yang bersangkutan, membuat laporan serta berita
acara pemeriksaan, dengan lampiran pemeriksaan kepada unit utama yang
selanjutnya di teruskan ke menteri.
2. Pimpinan unit yang
bersangkutan melapor kejadian tersebut kepada kepolisian negara. Dan kepolisian
negara akan memberikan breita acara pelaporan dan hasil penyelidikan kepolisian
tentang peristiwa tersebut.
3. Biro perlengkapan
meneruskannya kepada panitia Tuntutan Ganti Rugi (TGR) dan panitia TGR tersebut
akan mencari data-data tambahan sebagai kelengkapan penelitian.
4. Berita acara dari pihak
kepolisian harus sudah masuk paling lambat tiga bulan, jika tidak maka panitian
TGR akan menyusun suatu kesimpulan berdasarkan laporan dari unit yang
bersangkutan serta hasil penyelidikan di tempat kejadian.
5. Panitia TGR dapat meminta
ganti rugi kepada pegawai yang mengelola barang, jika hasil penyelidikan
menunjukkan bahwa kehilangan/kerkusakan barang tersebut disebabkan kelalaian
dari pegawai yang bersangkutan. Akan tetapi jika ternyata peristiwa itu bukan
disebabkan oleh pegawai tersebut, maka pegawai yang bersangkutan akan
dibebaskan dari segala tuntutan.
6. Setelah adanya penetapan
tuntutan atau ganti rugi, maka SK penghapusan dapat diterbitkan.
→ Barang susut
Penyusutan barabg harus
berdasarkan berita acara pemeriksaan, yang dikeluarkan dari tata usaha
pertanggungjawaban pengurus disertai berita acara tentang barang yang susut.
Seandainya barang yang susut jumlahnya melebihi dari taksiran normal, maka
proses penghapusannya sama dengan barang yang hilang/dicuri/terbakar.
Penyusutan secara normal dapat dikeluarkan
dari pertanggungjawaban pengurusan gudang berdasarkan berita acara pemeriksaan
dan harus mendapat persetujuan dari atasan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar